Практика проведения кадровых аудитов в компаниях малого бизнеса в большинстве случаев показывает пренебрежение отдельных работодателей к ведению кадрового делопроизводства. При этом затрагиваются многие стороны деятельности обоих субъектов трудовых отношении, как Работника, так и Работодателя от приема на работу и заключения трудового договора до прекращения трудовых отношений по различным основаниям. Не секрет, что на предприятиях малого бизнеса кадровой работе не уделяется должного внимания, игнорируются правила ведения кадрового документооборота и, как правило, нарушается трудовое законодательство.
Это происходит на фоне отсутствия локальных нормативных актов, регламентирующих как производственные процессы, так и взаимодействие работника и работодателя. К таким документам относятся трудовой договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных работника, должностные инструкции. Работодателю нужно помнить, что заключать письменные трудовые договоры с работником обязательно, это не право, а его обязанность согласно ст.67 Трудового Кодекса РФ. При этом, необходимо знать, что согласно поправкам в Трудовом Кодексе, работника необходимо ознакомить с локальными нормативными актами предприятия до заключения трудового договора.
Зачастую приказы о приеме на работу работников не составляются, ссылаясь на уже заключенный трудовой договор, либо составляются задним числом. Такая ситуация ведет к несовпадению дат приема в трудовом договоре и приказе, а так же другим ошибкам. Здесь следует обратить внимание работодателя, на необходимость ознакомления работника с приказом о приеме в трехдневный срок с момента начала работы.
Следующей существенной ошибкой ведения кадрового делопроизводства нужно признать отсутствие унифицированных форм, которые введены в действие Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Государственный инспектор по труду при отсутствии этих форм привлекает руководителей предприятий к административной ответственности.
Кроме того, следует отметить необходимость ведения Личных карточек работников формы Т-2, производить своевременное заполнение обязательных граф и внесение сведений о перемещении работника, об отпуске, об учебе и повышении квалификации, смене учетных данных и воинском учете.
Особое внимание надо уделить записям в трудовую книжку при увольнении работника по собственному желанию. До сих пор можно встретить ссылки на ст.80 Трудового Кодекса РФ, которая определяет только порядок и условия расторжения трудового договора. Основания прекращения трудового договора содержатся в ст.77 Трудового Кодекса РФ и именно на нее необходимо сослаться при внесении записи в трудовую книжку работника при увольнении по собственному желанию.
Ведение трудовых книжек работников, их надлежащее хранение на предприятиях малого бизнеса всегда оставляет желать лучшего. Самые распространенные ошибки:
неправильно оформляются титульные листы, неграмотно вносятся изменения в учетные данные, сведения о работе вписываются в графы сведений о награждениях, не заводятся и не подшиваются вкладыши в трудовые книжки, не ведется учетная документация (Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним).
Еще одним распространенным заблуждением работодателя является отсутствие табелей учета рабочего времени. Это приводит к ошибкам в ежемесячном и полном расчете работника, ведет к неполной выплате денежной компенсации при увольнении и в конечном итоге государственный инспектор может привлечь работодателя к ответственности в виде начисления штрафных санкций.
Ведение кадрового учета на предприятиях малого бизнеса, как правило, возлагается на работников бухгалтерии на условиях совмещения, поэтому качество ведения кадрового делопроизводства низкое. Принять на работу штатного инспектора отдела кадров или воспользоваться услугами внешних кадровых агентств - такой вопрос задают себе многие руководители небольших компаний. Все зависит от возможности и желания дирекции заниматься этой проблемой, от желания оградить себя от ответственности в виде штрафных санкций, согласно статье 120 Налогового Кодекса РФ «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения».
Внештатный сотрудник может поставить кадровое делопроизводство в вашей компании с учетом ее дальнейшего роста, перспектив развития и осуществить параллельно с этим проекты подготовки и обучения персонала. При этом гарантируется полная конфиденциальность информации, предоставленной заказчиком при оказании услуг, связанных с проведением кадрового аудита. Большинство агентств использует известную методику немецкой аудиторской компании TUVsert, которая включает в себя несколько этапов:

1 этап: Интервьюирование должностных лиц, вследствие которого вырабатывается представление о состоянии кадрового делопроизводства, происходит знакомство с корпоративными правилами, фиксируется информация о круге лиц, занимающихся в компании данным делом, учитывая взаимодействие со смежными подразделениями.
2 этап: Формирование и утверждение графика работ, обсуждение объема и сроков планируемых работ, а так де списка необходимых для аудита документов.
3 этап: Анализ всех имеющихся документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства, определяется их наличие, отсутствие, необходимость (штатное расписание, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.)
4 этап: Проверка личных дел работников (сплошная или выборочная) с составлением проверочных листов.
5 этан: Обработка данных и подготовка отчета и рекомендаций

Такой подход к проведению кадрового аудита позволяет выявить абсолютно все недостатки ведения кадрового делопроизводства и гарантировать отсутствие претензий со стороны проверяющих органов.
Штатный инспектор или привлеченный со стороны - выбирать вам, в любом случае правильное ведение кадрового делопроизводства будет служить вам надежным гарантом защиты своих прав при проведении различных проверок. В привлечении внештатного инспектора при проведении кадрового аудита в любой компании ни есть умысел уличить штатный персонал в некомпетентности, а есть конкретная цель свести риски компании к приходу государственной проверки к нулю!